Definiciones básicas

Política de donaciones y patrocinios: Conjunto de disposiciones contenidas en este documento. En adelante, también mencionada como la “Política”.

• Miembros de la Organización:

  Los integrantes de la FUNDACIÓN VIVA AIR, directivos, empleados, trabajadores, empleados temporales o bajo convenio de colaboración, y voluntarios de una organización y el resto de las personas bajo subordinación jerárquica de cualquiera de los anteriores.

• Aliado:

  Cualquier persona jurídica o física, salvo los Miembros de la Organización, con quien la Organización mantiene o prevé establecer algún tipo de relación. A modo enunciativo, pero no limitativo, se incluyen fundaciones, ONG, compañías y cualquier ente económico con y sin ánimo de lucro.

• Tercero:

  Persona física o jurídica u órgano que es independiente de la Organización.

• Donación:

  Aquel valor que se transmite gratuitamente a favor de otra persona, que lo acepta.

• Patrocinio:

  Consiste en el acto de apoyar o financiar una actividad, normalmente con fines publicitarios o como contraprestación a un beneficio. Dentro de las actividades que conlleva el patrocinio se incluyen labores de mecenazgo, tales como el ofrecimiento de apoyo financiero o logístico para un proyecto o evento, o la provisión de productos o servicios.

Finalidad

La presente Política de donaciones y patrocinios enlaza con los valores éticos de FUNDACIÓN VIVA AIR, ratificando su firme voluntad de mantener una conducta respetuosa con las normas y con los estándares éticos; para no dar cabida a ambigüedades o acciones improcedentes.

La Fundación se ha dotado de la presente Política, reforzando así el compromiso con las buenas prácticas en cada uno de sus ámbitos de acción y específicamente en sus tres líneas estratégicas y proyectos complementarios, teniendo como base que creemos en la educación, la inclusión y la biodiversidad como rutas para volar hacia el desarrollo y aterrizar con oportunidades en el territorio, basados en los siguientes principios corporativos:

• Equidad:

  Buscamos siempre el trato justo y equilibrado en todas las relaciones que desarrollemos desde lo laboral o lo personal, con igualdad para todas las personas, independiente de sus condiciones económicas, sociales, de raza, género o sexo.

• Respeto:

  Reconocemos el valor propio de cada individuo y lo aceptamos en la diferencia para tener en cuenta sus puntos de vista, opiniones y aportes.

• Responsabilidad:

  Actuamos siempre con el firme compromiso de aportar al desarrollo de la sociedad, protegiendo los intereses colectivos y de nuestros aliados.

• Transparencia:

  Garantizamos siempre el acceso libre a la información, de acuerdo con los límites que nos dicte la ley y la reserva empresarial.

La presente Política está alineada con la cultura de integridad y respeto hacia las normas de FUNDACIÓN VIVA AIR. y tiene en consideración no solo los intereses de la misma sino también las necesidades y expectativas de sus miembros, así como de sus aliados, por medio de la focalización, la Articulación, el establecimiento de alianzas, el desarrollo de capacidades y la Comunicación como actividad transversal.

FUNDACIÓN VIVA AIR condena de manera tajante cualquier práctica corrupta que, además de contravenir las disposiciones legales que en su caso fueran aplicables, es contraria a sus principios éticos y valores, reflejados en los textos anteriores, que son clave para conseguir sus objetivos frente a la sociedad.

En este sentido, la presente Política establece un marco básico de cumplimiento en materia de apoyos, donaciones o patrocinios improcedentes y no aplicables al objeto social de la FUNDACIÓN VIVA AIR.

Ámbito de aplicación

La presente Política es de obligatorio cumplimiento y de aplicación global y directa para FUNDACIÓN VIVA AIR, y vincula a todos los Miembros de la Organización, independientemente de la posición o cargo que desempeñan. Por ello, estará disponible para todos los Miembros y se facilitará a los Aliados y otros Terceros que la precisen atendiendo a sus circunstancias específicas, quienes deberán asumir el compromiso de su cumplimiento.

Contenido de la Política

A través de esta Política, FUNDACIÓN VIVA AIR pretende establecer unos criterios básicos para la realización y recepción de donaciones, patrocinios o acciones de carácter social. Todo ello a los efectos de velar porque todos sus Miembros, así como los Aliados y otros Terceros con los que mantiene relaciones, cumplan con lo dispuesto en las principales normas existentes en el contexto en los que está presente.

Será responsabilidad de toda la fundación cumplir con las normas y estándares éticos respecto a las Políticas en mención, lo que compete a toda la Organización, además de la Aerolínea y, por lo tanto, a todos sus Miembros sin excepción.

Parámetros a seguir en materia de donaciones y patrocinios

Está prohibido realizar donaciones a partidos políticos, tanto de manera directa como indirecta, especialmente a través de sus fundaciones, así como a particulares o personas naturales, campañas de construcción o capital privado, o proyectos que sirven exclusivamente a fines religiosos.

Es preciso comprobar, antes de su aprobación, la idoneidad de la entidad que recibe las donaciones, su pertenencia al régimen especial y su capacidad para emitir certificado de donación. De igual manera,, es preciso comprobar, una vez realizadas las donaciones, que estas se han destinado a la finalidad acordada, mostrando un informe de gestión adecuado y alineado con lo inicialmente presupuestado.

La organización también está en la libertad de hacer aportes económicos o en especie a proyectos cuyo impacto se encuentre alineado con su objeto social. Para evaluar su pertinencia, se requerirán documentos de soporte que validen el objetivo del proyecto, el impacto, la entidad ejecutora y las evidencias que den cuenta del beneficio directo en una determinada comunidad.

En cuanto a los patrocinios, se debe asegurar que no tienen como finalidad obtener un beneficio injustificado a favor de la Organización en sí misma, sino destinado finalmente a la comunidad y la sociedad. Asimismo, todas las actividades objeto de patrocinio deben quedar reflejadas por escrito y deben ser realizadas directamente a la entidad o al evento de destino, prescindiendo de terceros intermediarios.

La FUNDACIÓN VIVA AIR prioriza los proyectos patrocinios que requieran continuidad sobre aquellos de carácter puntual. Esto en línea de su apuesta por las relaciones sólidas, de largo plazo y sostenibles en el tiempo.

Los patrocinios y donaciones siempre deben tener como objeto un beneficio justificado en favor de FUNDACIÓN VIVA AIR y la sociedad. La Organización se asocia con empresarios, empresas y otras organizaciones sin ánimo de lucro para generar cambios sociales y llevar oportunidades de inclusión y desarrollo a quienes más lo necesitan.

Los beneficiarios y aliados de la FUNDACIÓN VIVA AIR son el núcleo de su misión y trabajo, pues la Organización reconoce que logra ser más efectiva cuando trabaja de la mano de los mejores. Por lo tanto, es rigurosa en la evaluación de los proyectos y sus resultados, entendiendo que lograr el impacto esperado depende del seguimiento oportuno y objetivo de cada una de sus inversiones.

Debida diligencia en la selección de Terceros

Los procesos de Debida Diligencia hacen referencia a la selección y al mantenimiento de las relaciones con los Terceros que se vinculan con la FUNDACIÓN VIVA AIR, de modo que su comportamiento esté alineado en todo momento con los valores y normas de esta, con la normativa aplicable en el país y con las buenas prácticas existentes.

De igual forma, debe estar enfocado, como mínimo, en uno de los pilares estratégicos de la FUNDACIÓN VIVA AIR, presentados a continuación:

• VIVA la educación:

  entendemos la educación como la ruta para cerrar las brechas, cortar ciclos de pobreza y entregar oportunidades.

• VIVA la inclusión:

  entendemos la inclusión como la ruta que entrega oportunidades para todos.

• VIVA la biodiversidad:

  entendemos el cuidado de la biodiversidad como la ruta para la protección de los ecosistemas como base de la vida en el planeta.

• Vuelos de corazón amarillo:

  entendemos esta ruta como la posibilidad de ponerle alas a proyectos que necesitan volar más alto.

Aquellas personas de la FUNDACIÓN VIVA AIR que, por su posición, tengan asignadas facultades para la selección de Terceros, deberán verificar si estos tienen implementados controles que ayuden a detectar, prevenir y gestionar adecuadamente los riesgos de soborno en las transacciones, de malversación de fondos o apoyos no procedentes, según la naturaleza de este.

Comunicación de incumplimientos

En caso de detectar un incumplimiento de la presente Política o de tener dudas al respecto, se debe dar por entendido que la FUNDACIÓN VIVA AIR no podrá involucrarse económicamente con el proyecto propiamente dicho, ya que tiene un foco estratégico por fuera del objetivo actual y de sus líneas de acción.

Lo anterior no supedita apoyos futuros con las mismas organizaciones o aliados, siempre y cuando las iniciativas a desarrollar vayan enfocadas según el pilar estratégico vigente para la organización. Así pues, es procedente presentar nuevas propuestas a LA FUNDACIÓN VIVA AIR cuando se considere pertinente, y las mismas estarán sujetas a verificación, estudio y aprobación.

Las denuncias propias efectuadas de buena fe por terceros que detecten acciones improcedentes por parte de los miembros de LA FUNDACION VIVA AIR, en los casos en que haya asignación de recursos, apoyos, patrocinios o donaciones sin ser procedentes y sin cumplir con las categorías de gestión ya mencionadas, pueden y deben ser denunciadas ante los miembros de la organización. En cualquier caso, la información transmitida por cualquier canal es confidencial, así como la identidad de los denunciantes de buena fe, contra los cuales FUNDACIÓN VIVA AIR no tomará represalias.

Investigación de incumplimientos

En este sentido se investigará, cuando proceda, las alegaciones o denuncias reportadas respecto de la formalización de Donaciones y Patrocinios contrarias a esta Política, que involucren a la FUNDACIÓN VIVA AIR o que de alguna forma estén conectadas con la Aerolínea, dejando constancia documental de todo ello.

Como resultado de dichas investigaciones, FUNDACIÓN VIVA AIR determinará las acciones a tomar, incluyendo eventuales acciones disciplinarias contra los Miembros de la Organización, el cese de relaciones con Aliados y/o Terceros y demás acciones procedentes.

Monitoreo y revisión de la Política

Los miembros de la FUNDACIÓN VIVA AIR serán los encargados de que la implementación y el cumplimiento de la presente Política sea revisada periódicamente.

El monitoreo de la Política incluye (1) los procedimientos de denuncia de actividades irregulares, (2) las revisiones periódicas de la efectividad de la formación de los miembros en lo que concierne a estas cuestiones, (3) reportes y registros de las incidencias relacionadas con la presente Política, y (4) la revisión de la adecuación de las Políticas de integridad de FUNDACIÓN VIVA AIR a la Legislación vigente.

En todo caso, las prácticas habituales sobre donaciones y patrocinio deben ser monitorizadas, evaluadas y registradas adecuadamente por FUNDACIÓN VIVA AIR, a fin de que sean cumplidas y respetadas a cabalidad.

Declaración de cumplimiento

Puesto que el cumplimiento de las normas y estándares éticos compromete a LA FUNDACIÓN VIVA AIR y a la Aerolínea, y constituye un objetivo estratégico para la misma, se espera que todos los Miembros de la Organización conozcan y respeten el contenido de esta Política, así como los colaboradores adjudicados a esta última.

Igualmente, y respecto de los Terceros y aliados con los que FUNDACIÓN VIVA AIR mantiene o pretende mantener relaciones, se espera que desarrollen comportamientos alineados con la misma, toda vez que, aunque actúan en nombre propio, también ponen de manifiesto a la comunidad el nombre de la FUNDACIÓN VIVA AIR y de la Aerolínea, por lo que corresponde a ellos la responsabilidad de mantener el buen nombre y la buena fe de ambos entes.

FUNDACIÓN VIVA AIR reaccionará de forma inmediata ante eventuales incumplimientos de lo establecido en esta Política y en la legislación vigente e informando a los miembros pertinentes las acciones correctivas a instaurar.